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英文メールサンプル
あなたが学校に直接、コースの開講時期、内容の詳細、学校のある街の情報を確認したり、パンフレット、留学費用の見積り(INVOICE)など留学に必要な情報や資料を請求する時に役に立つ表現や、ホストファミリーへの挨拶文のサンプルなどを用意しました。



E-mailは半角の英数字で書きましょう。...

漢字、ひらがな、カタカナや、たとえそれが英数字であっても全角の文字を使うと、学校はその E-mailを読むことができません。
空白の場合も、その空白が全角であれば文字化けします。
相手が読める E-mailを送ることは基本中の基本ですので、英文メールを書くときは、まず『漢字変換モード』をオフにしてください。

英文に間違いがあっても、完全な言い回しができていなくても問題ありません。相手が親切でその気になってくれれば、きっとあなたの言いたいことを読み取ってくれるはずです。
何しろ、そういったことひとつひとつへの対応を見れば、どの程度生徒の気持ちを考えてくれるのか、親切な担当者がいるかいないかのリトマス試験紙になるではないですか。
だから、もしあなたが書いた英文がヘタクソであったとしても恥じることはありません。あなたが日本から問い合わせていることを明確に伝えることこそが目的なのです。

AMITY-NETでは、英文のメールを書くのがはじめてという人を対象に、メールサンプルを用意しました。
このサンプルを参考に、あらかじめ学校への問い合わせメールを用意しておけば、インターネットで実際に問い合わせたい学校を見つけたとき、そのメールをカット&ペーストして E-mailすることができます。



敬辞 (担当者名) ...

まずは、学校の担当者への呼びかけにあたる敬辞 (Salitation)です。
敬辞の書き方には英国式と米国式がありますが、相手によって使い分ける必要はありません。あなたが気に入ったほうで OKです。
実際に、アメリカの学校から英国式の敬辞でメールをいただくこともあります。
まったく個人的な趣味でどちらを使うか決めて下さい。
意地悪テストではないのですから、カンマやコロンがどうのこうのと目くじらたてるような問題ではありません。

英国式
Dear Mr Charles Chaplin, / Dear Ms Marilyn Monroe,
米国式
Dear Mr. Charles Chaplin: / Dear Ms. Marilyn Monroe:

女性の担当者に、MissMrs どちらを使うかで悩むぐらいなら Ms を使いましょう。
ビジネスでは Miss は幼く感じるので Mrs の方が無難であるとか、またその反対に解らない相手には Miss の方が無難であるなど諸説ありますが、直接会ったことのある女性にお世辞で Miss と書いて喜ばれるのならともかく、見たことのない相手の未婚、既婚、離婚などに神経を使う必要はありません。

また担当者の性別が名前から判断できないときには、Mr / Ms を省略し、「 Dear Harahoro Chaplin, 」や「 Dear Hirehare Monroe: 」で構いません。
また、担当者名が解らないときは「 Dear Sirs, 」(英)や「 Gentlemen: 」(米)と書いても、「 Dear School Manajour, 」「 Dear Director of Studies: 」でも構いません。

こんな問題で悩んでいては先に進めませんので、気にせずメールを完成させましょう。



挨拶...

学校によって幅広いコースを持っているところがあります。
あなたが高校生なのか高齢者なのかといった基本的な情報は資料を送ってもらう上でも伝えておいたほうが良いでしょう。
あなた自身のことを確実に相手に伝えることが目的ですので、気取った文章など必要ありません。
解りやすく伝える方法として個条書きでも構いません。
シンプルで間違いのない英文を心掛けましょう。

★自己紹介

与謝野晶子と申します。
My name is Akiko Yosano.

私は(23歳 / 59歳)です。
I'm 23 years of age. / I will be 60 years old next January.

元気大学の学生です。
I'm a Genki College student.

元気大学の法学部を卒業しました。
I graduated from Genki University with a degree in law.

5年間、事務職に就いていました。
I have 5 years experience in office work.

現在秘書です。
I'm currently working as a secretary.

現在専業主婦です。
I'm a housewife.

★ホームステイファミリーへ

8月3日(日曜日)から12月5日(金曜日)までホームステイでお世話になりますのでよろしくお願いします。
Thank you so much in allowing me to stay at your house from Sunday the 3rd of August to Friday the 5th of December.

ご親切に感謝します。
Your kindness is greatly appreciated.

日本の札幌に住んでいます。
I live in Sapporo in Japan.

カナダの文化を学び、体験したいと思っている23歳の大学生です。
I'm a 23 year old university student with a desire to learn and experience Canadian culture.

3人の兄弟と、2人の姉妹がいます。
I have 3 brothers and 2 sisters.

私の趣味は、(映画や/旅行や/水泳や...)です。
My hobbies are (movies / travering / swimming...).

(アメリカ/ニュージーランド)を旅行したことがあります。
I've travelled to (U.S.A. / N.Z.).

今回はじめて海外を経験します。
This is My first time overseas.

そちらの国におうかがいし、あなたにお会いできることをとても楽しみにしております。
I'm very excited to visit your country and I can't wait to meet you.

もし何か質問などがありましたら、何なりと(私に/学校に)ご連絡下さい。
If you have any questions, please don't hesitate to contact (me / my English school).

(ブリスベンに/ケアンズ空港に)8月3日(日曜日)の15時に、日本航空 777便で(関西空港より/シンガポール経由で)到着します。
I will arrive (in Brisbane / at Cairns Airport) at15:00 on Sunday the 3rd of August on Japan Air Line fligft 777 from (Kansai Airport / Singapore).

空港または(どこかあなたにとって便利な場所/ブリスベン・バス・ターミナル)まで迎えに来ていただけますか。
Would it be possible to pick me up at the airport or (any other place convenient for you / Brisbane bus terminal).

ダブリン空港まで迎えに来ていただけることに感謝しております。
I would like to thank you for your kindness in arranging to meet me at the Dublin Airport.

では、お会いするのを楽しみにしております。
Look forward to meeting you.



コース/日程...

まず資料請求のメールを送り、届いた最新の資料をよく読みましょう。しっかり読んでみてコースや日程について解らないことがあったり、参加コースについて確認したいときの参考にして下さい。

2000年5月5日からの集中コースに3カ月間参加できますか。
Can I join the Intensive course starting the 5th of may 2000 for three months?

TOEICで300点の実力があれば、ケンブリッジ英検コースに参加できますか。
Can I join the Cambridge Examination course if I have a TOEIC score of 300?

もしこのコースに参加できない場合、参加できるコースを教えて下さい。
If I can't join this course which course do you recomend?

集中 Aコースと集中 Bコースの違いを教えて下さい。
What is the difference between Intensive-A and Intensive-B course?

2000年6月5日からスタートするケンブリッジ英検コースに2週間遅れて参加できますか。。
Can I join the Cambridge Examination course, starting on the 5th of June 2000, two weeks after it begins?

職業体験コースの詳細と応募内容を送って下さい。
Could you send me more information and an application form the Work Experience course?



事務的要請/質問...

申し込み前に学校に確実に伝えておきたい、また確認しておきたいことがあるときに使うことのできるサンプルをまとめてみました。
「あまりいろいろ質問してうるさい生徒だと思われないだろうか?」「要求が多すぎないだろうか?」などという心配は無用です。どんどん質問をして、その回答内容や対応によって学校を選択しましょう。

問い合わせに答えてくれるのは通常は事務部門の担当者です。彼らは問い合わせへの返事や手続きをすることそのものが仕事です。
あなたが質問してもいいか、手続きを依頼してもいいかと気づかうことも、ためらう必要もないのです。

ただし『大切なマナー』があります。
それは、問い合わせメールに返事をくれた学校には、たとえその学校に決定しなかったとしても、お礼のメールをすることです。
行けなくなった場合の、断りのサンプルもありますので参考にして下さい。

★ホームステイ関連

タバコを吸わないホストファミリーをお願いします。
I would like to request a non-smoking host family.

ペットを飼って"いない"ホストファミリーをお願いします。
I would like request a host family with no pets.

犬を飼って"いる"ホストファミリーをお願いします。
I would like to have a host family that owns a dog.

個室を希望しています。
I require a private room.

学校に近いホストファミリーを希望しています。
I would like the host family to live close to the school.

子供のいないホストファミリーを希望しています。
I would like to request a host family with no children.

娘(10歳)をいっしょに連れていきます。
My daughter (10 yers old) will be travelling with me.

朝シャワーを使います。
I take morning showers.

菜食主義です。
I'm a vegetarian.

花粉症です。
I suffer from hay fever.

玉子アレルギーです。
I'm allergic to eggs.

その他の医学的な事柄については、留学生を対象とした解説ではありませんが、
オンライン上の医学辞書,辞典」と、「渡航前の健康管理」が参考になります。

★学校への要請

到着時と出発時、空港でのピックアップ・サービスを申し込みます。
I require transportation service from and to the airport.

ピックアップ・サービスを利用しない場合、ホームステイ・ファミリー宅にはどのようにして行くことができますか。
If I don't choose the pickup service, How can I get to my host family?.

最初の3カ月分を支払えば、1年間の入学証明を発行していただけますか。
Can I receive one year booking comformation, If I pay for the first three months of the course?.

到着時に費用をお支払いしたいと思います。
I would like to pay for this course on arrival.

クレジットカードで(到着時に/日本から)支払いできますか。
Can I pay by credit card (on arrival/from Japan)?.

E-mailで kenji@miyazawa.ac.jp 宛に、見積書を送って下さい。
Please forward your INVOICE by e-mail to the following address: kenji@miyazawa.ac.jp

★その他の内容

学校からインターネットにアクセスできますか。
Do I have access on the internet at your school?

学校のコンピュータは2バイトコードの日本語を読めますか。
Does your computer read 2 bytes Japanese code?

友達や家族へ、学校からE-mailすることができますか。
Can I E-mail my friend or family from your school?

学校のある街について詳しく教えて下さい。
Could I have more information on your school's town?

学校の環境を詳しく教えて下さい。
Could I have more information on your school's enviroment?

私の滞在中に何か課外プログラムがありますか。
Do you have any social programs at your school during my course?

街の(スポーツクラブ/空手道場)について詳しく教えて下さい。
May I have special information about (sports clubs / karate club) in your town?

1月10日から3カ月の集中コースに参加しますが、どのような服装が適切か教えて下さい。
My Intensive course starts on 10th of January for three months. Do you have any suggestions on what type of clothing I should bring?

いただいたe-mailの文中で「 __________ 」 が、よく理解できませんでした。
In your e-mail you said "__________" , I'm not sure I understand you correctly.

これは、__________ という意味でしょうか。
Do you mean __________ ?

もっと簡単に説明して頂けますでしょうか。
Could you please explain more simply?

★断り

いろいろ教えていただきありがとうございました。残念ながら今回は見送らせていただくことになりました。ご回答、誠に感謝しております。
Thank you very much for your information. Unfortunatery I'm unable to attend your school at this time. Once again I thank you for your cooperation.



書式について...

書式 (style/form)には、ブロック・スタイル (Block Style)やインデント・スタイル (Indented Style)などがありますが、E-mailでは全ての文字を左端に寄せるフル・ブロック・スタイル (Full-Block Style)が主流です。
これは、スペースやタブによって文字を中央や右に寄せても、読む側のコンピュータが使っているフォントの種類とサイズによって、どのように再現されるか解らないためです。
次の「最初の資料請求」はフル・ブロック・スタイルのサンプルです。



最初の資料請求...

下記のサンプルを、あなた自身の内容に書き換えてそのまま使用することができます。
コースや日程が決まっていない場合はその部分をカットしましょう。

Dear Mr (担当者の名前:Charles Chaplin),

After finding your site, I've decided to write and express my interest to study overseas with your school. My name is (あなたの名前:Edgar Hoover) and I'm (あなたの年齢:23)years of age. I'm graduated from (卒業した学校:Fujiyama Busines Institute). I'm interested in your (コースの名称:Intensive) course starting from (入学希望日:1st of April) for (希望期間(月数):6) months. Please send any information regarding costs, other courses, school area and application procedure by mail to the following address.

Address:
(あなたの住所:1-2-3 Fujiyama, Fujigawa, Osaka 532-0001 Japan)
E-mail: (あなたのE-mailアドレス:Edgar@fbi-net.or.jp)

I am looking forward to your reply very soon.

Yours sincerely,
(あなたの名前:Edgar Hoover)




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